Versioned agreement document
Conjunto Contratual de Cliente / Client Agreement Bundle
BOOST2FUTURE UNIPESSOAL LDA — NIPC PT518461467
Parte I — Versão portuguesa (versão operativa). Part II — English version (translation).
A versão portuguesa é a que produz efeitos. The Portuguese version is the operative one.
PARTE I
VERSÃO PORTUGUESA — VERSÃO OPERATIVA
Índice / Contents
1. CONDIÇÕES DE SERVIÇO
1. Partes
2. Serviços e revisão profissional
3. Deveres do Cliente
4. Acesso a portais e credenciais
5. Aprovações, submissões e pagamentos
6. Honorários, planos e faturação
7. Cancelamento e cessação
8. Direito de livre resolução (consumidores)
9. Comunicações e registos
10. Disponibilidade, serviços de terceiros e entrega de registos
11. Responsabilidade profissional, confiança na informação e base do trabalho
12. Erros, comunicação e direito de correção
13. Responsabilidade
14. Disposições adicionais para clientes empresariais
15. Propriedade da plataforma e conteúdos do Cliente
16. Acesso gratuito e experimental
17. Força maior
18. Duração, alterações e versionamento
19. Lei aplicável, litígios e reclamações
20. Disposições finais
2. POLÍTICA DE PRIVACIDADE
1. Responsável pelo tratamento e contactos
2. Dados tratados
3. Finalidades e fundamentos de licitude
4. Tratamento automatizado e assistido por inteligência artificial
5. Destinatários e subcontratantes
6. Transferências internacionais
7. Conservação
8. Categorias especiais de dados pessoais
9. Segurança
10. Sigilo profissional
11. Direitos dos titulares
12. Alterações da política
3. ÂMBITO DO SERVIÇO
1. Pacote contratado
2. Trabalho incluído
3. Trabalho excluído
4. Elementos do Cliente e prazos
5. Preparação e revisão
6. Aprovação do Cliente e submissão
7. Elementos a entregar e acessos
8. Alterações de âmbito
4. MANDATO DE SERVIÇO
1. Identidade e poderes
2. Poderes preparatórios
3. Acesso a portais ligados
4. Atos dirigidos a autoridades
5. Exclusão de pagamentos
6. Revogação e caducidade
7. Prova
5. ANEXO DE INTELIGÊNCIA ARTIFICIAL E TRATAMENTO AUTOMATIZADO
1. Natureza
2. O que é utilizado e para quê
3. Fundamento de licitude
4. Supervisão humana
5. Documentos sensíveis
6. Exclusões — o que as ferramentas automatizadas nunca fazem
7. Fornecedores, transferências, conservação e treino de modelos
8. Pedidos do titular
9. Responsabilidade
10. Historial de versões
6. DECLARAÇÃO DE ASSINATURA ELETRÓNICA
1. Intenção de assinar
2. Documentos apresentados
3. Registos eletrónicos
4. Prova registada
5. Exatidão e poderes
6. Alcance da assinatura
7. Cópia e comprovativo
1. SERVICE TERMS
1. Parties
2. Services and professional review
3. Client responsibilities
4. Portal access and credentials
5. Approvals, submissions and payments
6. Fees, plans and billing
7. Cancellation and termination
8. Right of withdrawal (consumers)
9. Communications and records
10. Availability, third-party services and records handover
11. Professional responsibility, reliance and the basis of the work
12. Errors, notification and the right to correct
13. Liability
14. Additional terms for business clients
15. Platform ownership and Client content
16. Free and trial access
17. Force majeure
18. Term, changes and versioning
19. Governing law, disputes and complaints
20. General
2. PRIVACY NOTICE
1. Controller and contact
2. Data we process
3. Purposes and legal bases
4. Automated and AI-assisted processing
5. Recipients and processors
6. International transfers
7. Retention
8. Special categories of personal data
9. Security
10. Professional secrecy
11. Your rights
12. Notice changes
3. ENGAGEMENT SCOPE
1. Selected service package
2. Included work
3. Excluded work
4. Client inputs and deadlines
5. Preparation and review
6. Client approval and submission
7. Deliverables and access
8. Scope changes
4. SERVICE MANDATE
1. Identity and capacity
2. Preparatory authority
3. Connected portal access
4. Authority-facing actions
5. Payment exclusion
6. Revocation and expiry
7. Evidence
5. AI & AUTOMATED PROCESSING ANNEX
1. Status
2. What is used, and for what
3. Legal basis
4. Human oversight
5. Sensitive documents
6. Exclusions — what automated tools never do
7. Providers, transfers, retention and training
8. Your requests
9. Responsibility
10. Version history
6. ELECTRONIC SIGNATURE STATEMENT
1. Intent to sign
2. Documents presented
3. Electronic records
4. Evidence recorded
5. Accuracy and authority
6. Scope of signature
7. Copy and receipt
1. CONDIÇÕES DE SERVIÇO
Estas condições explicam o funcionamento da plataforma Taxovate, do apoio contabilístico, da automatização e do fluxo de revisão profissional, e a responsabilidade de cada parte.
1. Partes
1.1 As presentes condições são celebradas entre a BOOST2FUTURE UNIPESSOAL LDA, sociedade por quotas unipessoal constituída em Portugal, com sede em Rua do Vale Cardal n.º 142, 6120-021 Envendos, Mação, Santarém, Portugal, capital social de 5,00 EUR (cinco euros), matriculada na Conservatória do Registo Comercial e titular do número de pessoa coletiva PT518461467 («Taxovate»), e a pessoa singular ou coletiva que aceita o presente conjunto contratual («Cliente»).
1.2 A Taxovate explora a plataforma taxovate.pt e presta serviços de contabilidade, fiscalidade e apoio administrativo. O trabalho contabilístico regulado é executado ou supervisionado por contabilista certificado inscrito na Ordem dos Contabilistas Certificados.
1.3 A identificação do Cliente, o seu número de identificação fiscal e, quando aplicável, a entidade representada e os poderes do signatário são registados no momento da aceitação e fazem parte integrante do presente contrato.
1.4 A plataforma pode ser utilizada por clientes gratuitos, em período experimental e pagos. Os serviços efetivamente prestados dependem do pacote contratado, do âmbito do serviço aceite e de qualquer alteração posterior aceite por ambas as partes.
2. Serviços e revisão profissional
2.1 A plataforma recolhe informação, organiza documentos, prepara trabalho contabilístico, gera lembretes, elabora cálculos preliminares e prepara ações para revisão por contabilista certificado.
2.2 A automatização, o reconhecimento ótico de caracteres e a inteligência artificial auxiliam a preparação. Não substituem o juízo profissional. Todo o resultado regulado, com relevância fiscal ou dirigido a autoridade está sujeito aos controlos de revisão e aprovação previstos no Âmbito do Serviço e no Mandato de Serviço.
2.3 Nenhuma decisão que produza efeitos jurídicos na esfera do Cliente, ou que o afete significativamente de modo similar, é tomada exclusivamente por meios automatizados. O Anexo de Inteligência Artificial e Tratamento Automatizado descreve como o tratamento automatizado é utilizado, aquilo para que nunca é utilizado e as salvaguardas aplicáveis.
2.4 A Taxovate presta os serviços com a diligência e o cuidado razoavelmente exigíveis a uma prática profissional competente, em conformidade com as normas contabilísticas e fiscais portuguesas aplicáveis e com as regras deontológicas da Ordem dos Contabilistas Certificados. Trata-se de uma obrigação de meios e não de uma obrigação de resultado, aplicando-se o §11.7.
3. Deveres do Cliente
3.1 O Cliente deve prestar informação completa, exata e tempestiva, manter acesso lícito às contas ligadas, responder a pedidos de esclarecimento e comunicar prontamente à Taxovate qualquer alteração com impacto na prestação — incluindo mudança de morada, de atividade, de regime fiscal, de composição do agregado familiar relevante para deduções, de estrutura societária ou de dados bancários.
3.2 O Cliente mantém-se responsável pela confirmação de factos que apenas ele pode conhecer. Atrasos, registos incompletos ou instruções inexatas podem afetar estimativas, prazos e a possibilidade de execução de um serviço.
3.3 O Cliente declara que a informação e os acessos fornecidos lhe pertencem ou são fornecidos com legitimidade, e que dispõe de fundamento lícito para partilhar dados pessoais de terceiros contidos nos documentos submetidos.
3.4 O Cliente não pode utilizar a plataforma para fins ilícitos, nem tentar contornar controlos de acesso ou de aprovação, nem submeter conteúdo que saiba ser falso.
4. Acesso a portais e credenciais
4.1 Quando o Cliente opte por ligar o Portal das Finanças ou a Segurança Social, as credenciais e o material de sessão são tratados através do fluxo de acesso protegido da plataforma. São cifrados em repouso, não são exibidos a pessoal comum após a introdução, não são inscritos em registos e não são transmitidos por canais não seguros.
4.2 As credenciais nunca são divulgadas a qualquer fornecedor tecnológico, incluindo fornecedores de inteligência artificial.
4.3 A conservação de credenciais não autoriza, por si só, todas as ações possíveis no portal. As capacidades de leitura, preparação e escrita são controladas separadamente ao abrigo do Mandato de Serviço.
4.4 O Cliente pode desligar uma integração ou revogar o mandato a qualquer momento através da plataforma. A desligação pode impedir a Taxovate de obter documentos ou de preparar trabalho dependente desse acesso, mantendo-se o Cliente responsável pelas obrigações que se vençam posteriormente.
5. Aprovações, submissões e pagamentos
5.1 A preparação de uma minuta, a colocação de um item em fila de revisão ou a estimativa de um montante não constituem, por si, entrega de declaração, emissão de fatura, pagamento de imposto ou criação de instrução de pagamento.
5.2 Qualquer submissão efetiva ou outra escrita dirigida a autoridade observa os controlos de certificação, capacidade, aprovação por pessoal, prova e libertação previstos no Mandato de Serviço.
5.3 Os pagamentos de impostos e de contribuições à Segurança Social são distintos das assinaturas e honorários da Taxovate e nunca são cobrados pelo simples facto de o Cliente ser assinante. A Taxovate não detém fundos de clientes nem executa pagamentos a autoridades.
5.4 Quando seja exigida aprovação do Cliente, esta limita-se ao conteúdo exato apresentado. Uma alteração de montante, período, documento ou conteúdo exige nova aprovação.
6. Honorários, planos e faturação
6.1 Os planos pagos, a periodicidade de faturação, os serviços incluídos, os limites de utilização, os impostos aplicáveis e as condições de renovação são apresentados antes da compra. Os preços são indicados em euros e incluem IVA à taxa aplicável, salvo indicação em contrário.
6.2 Os pagamentos de assinatura, os honorários pontuais e os pagamentos a autoridades são identificados separadamente em cada fatura e na plataforma.
6.3 As assinaturas renovam-se por períodos sucessivos ao preço então em vigor, salvo cancelamento antes da data de renovação. A Taxovate comunica com, pelo menos, trinta (30) dias de antecedência qualquer aumento de preço aplicável a assinatura existente, podendo o Cliente cancelar antes da respetiva produção de efeitos.
6.4 Em caso de falha de pagamento, a Taxovate pode suspender funcionalidades não essenciais após aviso. A Taxovate não abandonará uma entrega já aceite no âmbito e já paga sem conceder ao Cliente oportunidade razoável de adotar solução alternativa, entregando os registos nos termos do §10.4.
7. Cancelamento e cessação
7.1 O Cliente pode cancelar a assinatura a qualquer momento, com efeitos no termo do período de faturação em curso, salvo se a oferta aplicável dispuser diversamente.
7.2 Qualquer das partes pode resolver o contrato por incumprimento grave não sanado no prazo de trinta (30) dias a contar de comunicação escrita.
7.3 A Taxovate pode suspender ou resolver com efeitos imediatos sempre que a lei ou as regras profissionais o exijam, incluindo quando a continuação implicasse violação de deveres de prevenção do branqueamento de capitais ou das regras deontológicas da Ordem dos Contabilistas Certificados, ou quando as instruções do Cliente exigissem a submissão de informação que a Taxovate saiba ser falsa.
7.4 Com a cessação, mantêm-se devidos os montantes já vencidos por trabalho concluído e os custos de terceiros inevitáveis. Os direitos legais de resolução previstos no §8 não são afetados.
8. Direito de livre resolução (consumidores)
8.1 O Cliente que seja consumidor e contrate à distância dispõe de catorze (14) dias a contar da celebração do contrato para resolver livremente, sem necessidade de indicar motivo, nos termos do Decreto-Lei n.º 24/2014.
8.2 Para exercer o direito, o Cliente pode utilizar o formulário de livre resolução disponibilizado na adesão, a funcionalidade de cancelamento existente na plataforma, ou qualquer declaração inequívoca dirigida a clientes@taxovate.pt.
8.3 Se o Cliente solicitar expressamente que a prestação se inicie durante o prazo de livre resolução e depois resolver o contrato, pagará o montante proporcional ao serviço prestado até ao momento da resolução. Se o serviço tiver sido integralmente prestado nesse período, a pedido expresso do Cliente, o direito de livre resolução extingue-se.
8.4 Os reembolsos devidos são efetuados no prazo de catorze (14) dias a contar do conhecimento da resolução pela Taxovate, através do mesmo meio de pagamento, salvo acordo em contrário.
9. Comunicações e registos
9.1 O Cliente pode receber mensagens de serviço através da plataforma, correio eletrónico, WhatsApp ou outro canal selecionado nas preferências de comunicação. Ações sensíveis do ponto de vista da segurança podem exigir canal reforçado ou verificação adicional.
9.2 As comunicações com relevância jurídica ao abrigo das presentes condições são efetuadas através da plataforma, com notificação por correio eletrónico, produzindo efeitos com a entrega.
9.3 A plataforma conserva prova versionada das aprovações, submissões, comprovativos e alterações relevantes. O Cliente deve conservar cópias dos documentos finais e informar o apoio ao cliente caso um registo se apresente incompleto ou incorreto.
10. Disponibilidade, serviços de terceiros e entrega de registos
10.1 Os portais públicos, os prestadores de pagamento, os prestadores de mensagens e os serviços de alojamento são operados por terceiros. A Taxovate monitoriza falhas e repete leituras seguras, não podendo garantir a disponibilidade ininterrupta de sistema externo.
10.2 Uma escrita de resultado incerto não é repetida cegamente. É retida para reconciliação ou revisão humana, de modo a reduzir o risco de declarações, documentos ou ações duplicadas.
10.3 A Taxovate pode realizar manutenção programada, evitando, na medida do razoável, as janelas de prazos legais.
10.4 Com a cessação, o Cliente pode exportar ou solicitar os seus documentos e registos durante noventa (90) dias. A Taxovate conserva as suas próprias cópias pelos prazos legais previstos na Política de Privacidade. A Taxovate pode suspender trabalho futuro enquanto existam honorários em dívida, mas não reterá documentos que o Cliente esteja legalmente obrigado a conservar nem documentos originalmente fornecidos pelo Cliente.
11. Responsabilidade profissional, confiança na informação e base do trabalho
11.1 A Taxovate é profissionalmente responsável pelos serviços executados pelo seu pessoal dentro do âmbito do serviço aceite. A utilização de ferramentas automatizadas não transfere a responsabilidade profissional para o Cliente.
11.2 Confiança na informação do Cliente. A Taxovate presta os serviços com base na informação, nos documentos e nas instruções fornecidos pelo Cliente ou obtidos de contas ligadas com a sua autorização. A Taxovate não realiza auditoria, trabalho de garantia de fiabilidade ou investigação da informação do Cliente, salvo acordo expresso. A Taxovate pode aplicar controlos de fluxo de trabalho, verificações de reconciliação e deteção de anomalias destinados a identificar incoerências visíveis ou informação em falta, mas tais controlos não constituem verificação independente nem investigação de fraude.
11.3 Confirmações do Cliente. Quando o Cliente aprova um conteúdo, confirma um valor ou responde a um pedido de esclarecimento, declara que os factos do seu conhecimento são completos e exatos. A Taxovate pode confiar nessa confirmação.
11.4 Factos não revelados. A Taxovate não responde por consequências decorrentes de informação não revelada pelo Cliente, de rendimentos, bens, atividades, entidades ou circunstâncias não levados ao seu conhecimento, ou de alteração da situação do Cliente não comunicada nos termos do §3.1.
11.5 Elementos e prazos. A Taxovate não responde pelas consequências da omissão do Cliente em fornecer informação, confirmações ou aprovações no prazo indicado, incluindo a perda de prazo legal quando o Cliente tenha ultrapassado o prazo interno que lhe foi comunicado.
11.6 Sistemas de terceiros. A Taxovate não responde por falhas, indisponibilidades, rejeições, tempos de processamento ou erros de dados de portais públicos, prestadores de pagamento, prestadores de mensagens ou infraestruturas de alojamento, na medida em que estejam fora do seu controlo razoável.
11.7 Ausência de garantia de resultado. Não é garantido qualquer resultado fiscal, prazo de processamento pela autoridade, reembolso, benefício, enquadramento ou aceitação de uma entrega. O direito fiscal está sujeito a interpretação e a alteração, incluindo com efeitos retroativos. Uma posição corretamente adotada com base na informação disponível, de boa-fé e com diligência profissional razoável, não constitui erro pelo simples facto de uma autoridade, um tribunal ou uma alteração legislativa ou de orientação posterior virem a entender diversamente.
11.8 Âmbito de confiança. Os elementos entregues são preparados para o Cliente e para a finalidade indicada no Âmbito do Serviço. Não podem ser invocados por terceiros, não assumindo a Taxovate qualquer responsabilidade perante terceiros que deles venham a dispor.
11.9 Matérias fora do âmbito. A Taxovate não responde por matérias fora do âmbito do serviço aceite, e a informação de caráter geral disponibilizada na plataforma ou em conversação não constitui aconselhamento sobre a situação concreta do Cliente, salvo se prestada como elemento a entregar dentro do âmbito.
11.10 Seguro. O contabilista certificado responsável pela prestação dispõe de seguro de responsabilidade civil profissional nos termos exigidos pelo Estatuto da Ordem dos Contabilistas Certificados. Informação sobre o âmbito de cobertura aplicável a determinado serviço encontra-se disponível mediante pedido.
12. Erros, comunicação e direito de correção
12.1 Comunicação. Se o Cliente tomar conhecimento de erro, omissão ou defeito nos serviços, deve comunicá-lo à Taxovate de imediato e, em qualquer caso, no prazo de trinta (30) dias a contar desse conhecimento, com detalhe razoável.
12.2 Direito de correção. A Taxovate tem o direito, e o Cliente deve conceder-lhe oportunidade razoável, de investigar e corrigir um erro antes de o Cliente incorrer em custos junto de terceiros ou deduzir pretensão indemnizatória. A correção pode incluir declaração de substituição, entrega corretiva, pedido de dispensa ou redução de coima, ou exposição escrita à autoridade. A Taxovate executa esse trabalho de correção sem encargo quando o erro lhe seja imputável.
12.3 Mitigação e cooperação. O Cliente deve adotar medidas razoáveis para mitigar o dano e cooperar na correção, designadamente concedendo aprovações tempestivas, fornecendo documentos e preservando a possibilidade de entrega corretiva dentro do prazo aplicável.
12.4 Efeito da omissão. Quando a omissão de comunicação nos termos do §12.1, ou de mitigação e cooperação nos termos do §12.3, agrave o dano, a responsabilidade da Taxovate é reduzida na medida desse agravamento.
12.5 Prazo para reclamar. Na medida do permitido por lei e sem prejuízo de qualquer prazo de prescrição imperativo, a pretensão deve ser deduzida no prazo de doze (12) meses a contar do conhecimento, ou do momento em que razoavelmente devesse ter tido conhecimento, das circunstâncias que lhe dão origem.
13. Responsabilidade
13.1 Limite. A responsabilidade agregada total da Taxovate emergente do presente contrato ou com ele relacionada é limitada ao valor mais elevado entre (a) a totalidade dos honorários pagos pelo Cliente à Taxovate ao abrigo do presente contrato e (b) cem euros (€100). Sendo o Cliente consumidor, esta limitação aplica-se apenas na medida do permitido por norma imperativa, prevalecendo o §13.6.
13.2 Agregação. Todas as pretensões emergentes do mesmo ato, omissão, causa ou série de atos ou omissões conexos são tratadas como uma única pretensão para efeitos do §13.1.
13.3 Danos excluídos. A Taxovate não responde por danos indiretos ou consequenciais, lucros cessantes, poupanças esperadas, perda de oportunidade de negócio, perda de clientela ou dano reputacional, nem pela perda de dados quando o Cliente não tenha conservado as suas próprias cópias conforme recomendado no §9.3, na medida em que tal exclusão seja permitida por lei.
13.4 Impostos e contribuições. Os impostos, contribuições para a Segurança Social e montantes equivalentes legalmente devidos permanecem, em todas as circunstâncias, encargo do Cliente, uma vez que seriam devidos em qualquer caso. A responsabilidade da Taxovate, quando estabelecida, limita-se a coimas, juros e custos profissionais adicionais razoáveis diretamente causados por erro que lhe seja imputável, com sujeição ao §13.1.
13.5 Concurso de causas. Quando o Cliente, terceiro por si contratado ou terceiro fornecedor de informação tenha contribuído para o dano, a responsabilidade da Taxovate é reduzida proporcionalmente a essa contribuição.
13.6 Responsabilidade não excluível. Nada no presente contrato exclui ou limita responsabilidade que não possa licitamente ser excluída ou limitada, incluindo a responsabilidade por morte ou lesão corporal, por dolo, por culpa grave ou por fraude, nem qualquer direito imperativo do consumidor. Nada no presente contrato derroga o Decreto-Lei n.º 446/85, relativo às cláusulas contratuais gerais, a Lei n.º 24/96, de defesa do consumidor, ou as regras profissionais aplicáveis aos contabilistas certificados.
14. Disposições adicionais para clientes empresariais
As disposições seguintes aplicam-se apenas quando o Cliente não seja consumidor, isto é, quando contrate no âmbito da sua atividade comercial ou profissional. Não se aplicam a clientes consumidores nem restringem os seus direitos.
14.1 Indemnização. O Cliente indemniza a Taxovate por pretensões de terceiros, coimas e custos razoáveis emergentes de informação por si prestada que seja falsa, ilícita ou fornecida sem legitimidade, ou de instrução sua no sentido de adotar posição que a Taxovate tenha desaconselhado por escrito.
14.2 Posições adotadas contra parecer. Quando o Cliente instrua a Taxovate a adotar tratamento ou posição que esta tenha desaconselhado, ficando esse parecer registado por escrito, a Taxovate não responde pelas consequências dessa posição.
14.3 Deveres próprios do Cliente. O Cliente mantém-se como sujeito passivo ou entidade responsável pelas suas próprias declarações e registos. A contratação da Taxovate não transfere os seus deveres legais, incluindo o dever de conservação de documentos referido no §7 da Política de Privacidade.
14.4 Prazo de comunicação reduzido. Para clientes empresariais, o prazo previsto no §12.1 é de quinze (15) dias.
15. Propriedade da plataforma e conteúdos do Cliente
15.1 A Taxovate conserva todos os direitos sobre a plataforma, o software, os fluxos de trabalho, os modelos, as metodologias, a documentação e o saber-fazer utilizados na prestação dos serviços.
15.2 O Cliente mantém a propriedade dos documentos, informação e dados que forneça («Conteúdos do Cliente»). O Cliente concede à Taxovate os direitos necessários ao tratamento dos Conteúdos do Cliente exclusivamente para a prestação dos serviços, o cumprimento de obrigações legais e a manutenção da segurança do serviço.
15.3 A Taxovate pode utilizar informação agregada que não identifique qualquer Cliente, pessoa ou documento para fins de melhoria do serviço, análise e segurança.
15.4 Os elementos entregues ao Cliente ao abrigo de um serviço aceite podem ser por este utilizados para as finalidades descritas no Âmbito do Serviço.
16. Acesso gratuito e experimental
16.1 O acesso gratuito ou experimental disponibiliza apenas funcionalidades de plataforma, salvo aceitação expressa de prestação profissional paga.
16.2 As estimativas, resultados automatizados, cálculos e informação de plataforma disponibilizados fora de um âmbito de serviço aceite têm caráter meramente informativo e não constituem aconselhamento profissional. Não são revistos por contabilista certificado e não devem ser invocados.
16.3 Os deveres profissionais da Taxovate, bem como os controlos de revisão e aprovação descritos no presente conjunto contratual, aplicam-se apenas aos serviços expressamente incluídos num serviço aceite.
16.4 Encerramento de conta gratuita ou experimental. O Cliente pode encerrar a conta a qualquer momento a partir da plataforma, sem pré-aviso, custo ou justificação. Com o encerramento, os Conteúdos do Cliente são eliminados, salvo quando a Taxovate esteja obrigada a conservá-los nos termos do §7 da Política de Privacidade, caso em que o tratamento fica limitado a essa finalidade. O Cliente pode exportar os seus conteúdos antes do encerramento.
16.5 Passagem a plano pago. Quando um utilizador gratuito ou experimental subscreva um plano pago, o prazo de catorze dias de livre resolução previsto no §8 conta-se a partir da celebração do contrato pago, aplicando-se igualmente os direitos de cancelamento do §7.
16.6 A Taxovate pode alterar, limitar ou suprimir o acesso gratuito e experimental, mediante pré-aviso razoável e oportunidade de exportação de conteúdos quando a conta esteja em utilização ativa.
17. Força maior
Nenhuma das partes responde pelo incumprimento causado por facto que exceda o seu controlo razoável, incluindo indisponibilidade de portais públicos, falha de infraestrutura, catástrofe natural, conflito armado, epidemia ou ato do Estado. A parte afetada deve comunicar o facto à outra e retomar o cumprimento logo que razoavelmente possível. A presente cláusula não desonera de obrigações de pagamento já vencidas.
18. Duração, alterações e versionamento
18.1 A prestação mantém-se pelo período contratado, salvo cessação nos termos dos §7 ou §8.
18.2 As alterações materiais ao presente conjunto contratual exigem nova versão e nova aceitação, ou outra comunicação em suporte duradouro com, pelo menos, trinta (30) dias de antecedência relativamente à produção de efeitos. As alterações materiais nunca são aplicadas silenciosamente a um conjunto já aceite.
18.3 O Cliente que não aceite uma alteração material pode fazer cessar o contrato antes da respetiva produção de efeitos, sem penalização e com reembolso proporcional dos valores pagos e não utilizados.
18.4 As alterações não materiais — correções tipográficas e clarificações que não alterem âmbito, preço, categorias de dados, finalidades ou salvaguardas — podem ser efetuadas com o correspondente registo no historial de alterações.
19. Lei aplicável, litígios e reclamações
19.1 O presente contrato rege-se pela lei portuguesa. O consumidor mantém ainda a proteção conferida por normas imperativas da lei do país da sua residência habitual.
19.2 São competentes os tribunais portugueses. Sendo o Cliente consumidor, o tribunal competente é determinado por normas imperativas de defesa do consumidor, incluindo o do seu domicílio.
19.3 Reclamações. As reclamações devem ser dirigidas, em primeiro lugar, a clientes@taxovate.pt. A Taxovate acusa a receção no prazo de cinco (5) dias úteis e responde quanto ao mérito no prazo de trinta (30) dias.
19.4 Resolução alternativa de litígios. O consumidor pode recorrer a entidade de resolução alternativa de litígios de consumo. Em função do valor e do domicílio do Cliente, poderá ser o Centro Nacional de Informação e Arbitragem de Conflitos de Consumo (CNIACC), www.cniacc.pt. Mais informação: Direção-Geral do Consumidor, www.consumidor.gov.pt.
19.5 Livro de Reclamações. O livro de reclamações eletrónico encontra-se disponível em www.livroreclamacoes.pt.
19.6 As reclamações relativas a trabalho contabilístico podem igualmente ser dirigidas à Ordem dos Contabilistas Certificados.
20. Disposições finais
20.1 A invalidade de uma disposição não afeta as restantes, sendo a disposição inválida substituída pela solução lícita que mais se aproxime do seu conteúdo.
20.2 O Cliente não pode ceder a sua posição contratual sem consentimento da Taxovate. A Taxovate pode ceder a sua posição a entidade sucessora mediante comunicação, podendo o Cliente fazer cessar o contrato no prazo de trinta (30) dias caso se oponha.
20.3 O presente conjunto — Condições de Serviço, Política de Privacidade, Âmbito do Serviço, Mandato de Serviço, Anexo de Inteligência Artificial e Tratamento Automatizado e Declaração de Assinatura Eletrónica — constitui o acordo integral entre as partes sobre a matéria.
20.4 Em caso de contradição entre documentos: o Âmbito do Serviço prevalece quanto ao trabalho incluído; o Mandato de Serviço prevalece quanto aos poderes conferidos; o Anexo de Inteligência Artificial prevalece quanto ao tratamento automatizado; a Política de Privacidade prevalece quanto ao tratamento de dados pessoais; as presentes Condições de Serviço prevalecem quanto ao demais.
20.5 O presente conjunto é disponibilizado em português e em inglês. Em caso de divergência, prevalece a versão portuguesa.
2. POLÍTICA DE PRIVACIDADE
A presente política explica o tratamento de dados pessoais nos fluxos de cliente, contabilidade e administração da Taxovate.
1. Responsável pelo tratamento e contactos
1.1 O responsável pelo tratamento é a BOOST2FUTURE UNIPESSOAL LDA, número de pessoa coletiva PT518461467, com sede em Rua do Vale Cardal n.º 142, 6120-021 Envendos, Mação, Santarém, Portugal.
1.2 A Taxovate atua como responsável pelo tratamento relativamente aos tratamentos necessários à prestação dos serviços e ao cumprimento dos seus próprios deveres profissionais, contabilísticos, fiscais e de conservação. Quando a Taxovate trate dados exclusivamente com base em instruções documentadas de um cliente empresarial e o Âmbito do Serviço assim o preveja, aplica-se um contrato de subcontratação autónomo.
1.3 Contacto de privacidade: clientes@taxovate.pt. A Taxovate avaliou a obrigação prevista no artigo 37.º do RGPD e no artigo 13.º da Lei n.º 58/2019 e não designou encarregado de proteção de dados. As questões de privacidade, os pedidos de exercício de direitos e as reclamações são tratados pelo contacto acima indicado. Esta avaliação é revista periodicamente e a presente política será atualizada caso a posição se altere.
1.4 Os pedidos e reclamações devem ser dirigidos ao contacto de privacidade acima indicado.
2. Dados tratados
2.1 Dados de identificação e contacto; dados de perfil fiscal e de segurança social; seleções de serviço; documentos carregados e obtidos; registos financeiros e de faturação; comunicações; aprovações; registos de apoio ao cliente; estado de pagamentos; eventos técnicos e de segurança; e prova de auditoria.
2.2 As credenciais de portal, o material de sessão e os códigos de autenticação multifator são tratados como segredos restritos, cifrados em repouso e não exibidos após a introdução.
2.3 Os dados de cartão de pagamento permanecem junto do prestador de pagamento autorizado e não são recolhidos através de campos de perfil ou mensagens de apoio.
2.4 Dados sensíveis. Os documentos de suporte a deduções fiscais podem revelar categorias especiais de dados pessoais — sendo as despesas de saúde o exemplo mais frequente em sede de IRS. A secção 8 descreve o respetivo tratamento.
2.5 Os documentos podem conter dados pessoais de terceiros, designadamente trabalhadores, dependentes, clientes ou fornecedores. A Taxovate trata esses dados apenas para a prestação dos serviços.
3. Finalidades e fundamentos de licitude
Finalidade
Fundamento
Criação e segurança da conta
Art. 6.º, n.º 1, al. b) — contrato
Prestação dos serviços contratados, incluindo preparação e revisão
Art. 6.º, n.º 1, al. b) — contrato
Cumprimento de deveres contabilísticos, fiscais, profissionais e de conservação
Art. 6.º, n.º 1, al. c) — obrigação jurídica
Conservação de registos pelos prazos legais
Art. 6.º, n.º 1, al. c) — obrigação jurídica
Segurança da plataforma, prevenção de fraude, deteção de erros e anomalias, qualidade do serviço
Art. 6.º, n.º 1, al. f) — interesses legítimos
Declaração, exercício ou defesa de direitos em processo
Art. 6.º, n.º 1, al. f) — interesses legítimos
Comunicações de marketing facultativas
Art. 6.º, n.º 1, al. a) — consentimento
3.1 Quando o fundamento seja o consentimento, este é específico, autonomizável e revogável, não afetando a revogação os demais serviços.
3.2 O consentimento não é o fundamento da prestação dos serviços nem do tratamento automatizado. A aceitação do presente conjunto contratual documenta que o titular foi informado do tratamento aqui descrito. Não constitui consentimento nos termos do artigo 6.º, n.º 1, alínea a), nem é exigido consentimento para os tratamentos previstos nas secções 2 a 8.
3.3 Quando o tratamento se funde em interesses legítimos, foi realizada a correspondente ponderação, disponível mediante pedido.
4. Tratamento automatizado e assistido por inteligência artificial
4.1 A automatização classifica documentos, extrai dados, prioriza tarefas, apoia reconciliações, deteta anomalias, elabora estimativas e prepara minutas.
4.2 Nenhuma decisão que produza efeitos jurídicos ou que afete significativamente de modo similar é tomada exclusivamente por meios automatizados. Todas as entregas, instruções de pagamento e resultados regulados são revistos e aprovados por pessoa qualificada, que analisa a prova de suporte e não apenas o resultado automatizado, e que pode alterar o desfecho.
4.3 O titular pode, a qualquer momento, solicitar informação sobre as ferramentas automatizadas utilizadas, requerer intervenção humana, pedir explicação sobre um resultado ou solicitar a sua correção.
4.4 O Anexo de Inteligência Artificial e Tratamento Automatizado contém o detalhe integral, incluindo fornecedores, transferências, conservação e salvaguardas aplicáveis a documentos sensíveis.
5. Destinatários e subcontratantes
5.1 Os dados podem ser partilhados com pessoal autorizado da Taxovate; profissionais de contabilidade afetos; prestadores de infraestrutura, alojamento e armazenamento; prestadores de identidade e comunicações; prestadores de pagamento; fornecedores de inteligência artificial e de processamento documental; consultores profissionais; e autoridades públicas quando exista fundamento lícito.
5.2 Cada destinatário é contratado por escrito, com deveres de tratamento apenas segundo instruções documentadas, confidencialidade, medidas de segurança adequadas, assistência no exercício de direitos e em incidentes, eliminação ou devolução dos dados no termo da relação, e imposição de deveres equivalentes a qualquer subcontratante ulterior.
5.3 Os dados de clientes não são vendidos nem utilizados para treinar modelos de inteligência artificial.
5.4 O acesso é limitado à informação mínima necessária à função em causa.
5.5 A lista atualizada de subcontratantes está publicada em https://taxovate.pt/legal/subcontratantes. A Taxovate comunica com, pelo menos, trinta (30) dias de antecedência a adição ou substituição de subcontratante, podendo o titular opor-se, com fundamento razoável de proteção de dados, no prazo de quinze (15) dias.
6. Transferências internacionais
6.1 Alguns fornecedores tratam dados fora do Espaço Económico Europeu.
6.2 Nesses casos, a Taxovate baseia-se em decisão de adequação da Comissão Europeia ou em cláusulas contratuais-tipo aprovadas pela Decisão de Execução (UE) 2021/914, acompanhadas de avaliação de impacto da transferência documentada e das medidas suplementares que se revelem necessárias.
6.3 Quando o fornecedor disponibilize tratamento no EEE ou opção de residência de dados na União, a Taxovate seleciona-a com preferência sobre tratamento noutro território.
6.4 O titular pode solicitar informação sobre os países envolvidos e as salvaguardas utilizadas.
7. Conservação
7.1 Os registos contabilísticos, a documentação fiscal e os documentos de suporte são conservados durante dez (10) anos, conforme exigido pelo Decreto-Lei n.º 28/2019, pelo artigo 123.º do Código do IRC, pelo artigo 52.º do Código do IVA e pelo artigo 40.º do Código Comercial. Quando seja exercido direito cujo prazo exceda aquele, a conservação mantém-se até ao termo do prazo de caducidade da liquidação correspondente.
7.2 Prazos indicativos por categoria:
Categoria
Prazo
Registos contabilísticos, declarações, documentos de suporte, comprovativos de autoridade
10 anos
Registos da prestação, conjuntos aceites e prova de assinatura
10 anos após o termo da relação
Credenciais de portal e segredos de integração
Eliminados com a revogação ou no prazo de 30 dias após o termo da relação
Material de sessão e códigos de autenticação multifator
Duração da sessão; registos conforme abaixo
Carregamentos originais substituídos por extração validada
10 anos quando integrem o registo contabilístico; caso contrário, 24 meses
Comunicações com o cliente e registos de apoio
5 anos
Registos de segurança e de acesso
12 meses
Cópias de segurança
Ciclo contínuo de 90 dias, findo o qual são sobrescritas
Dados de contacto para marketing
Até à revogação do consentimento
7.3 Os dados cujo prazo expire são eliminados de forma segura ou anonimizados de modo irreversível. Os dados existentes em cópias de segurança são eliminados no ciclo acima indicado.
8. Categorias especiais de dados pessoais
8.1 Quando um documento contenha categorias especiais de dados — tipicamente faturas de saúde deduzidas em sede de IRS — a Taxovate baseia-se no consentimento explícito do titular nos termos do artigo 9.º, n.º 2, alínea a), solicitado autonomamente no momento da submissão do documento, ou noutra condição aplicável do artigo 9.º, n.º 2.
8.2 Aplicam-se salvaguardas adicionais: minimização prévia ao tratamento automatizado, encaminhamento exclusivo para fornecedores em configuração de retenção nula, e exclusão de análises automatizadas facultativas. O §5 do Anexo de Inteligência Artificial concretiza estas medidas.
8.3 Solicita-se que não sejam submetidos documentos com dados pessoais de terceiros para além do necessário à prestação dos serviços.
9. Segurança
9.1 As salvaguardas incluem cifragem em trânsito e em repouso, armazenamento restrito de segredos, controlo de acessos por perfil, autenticação multifator para pessoal, análise de malware nos carregamentos, quarentena prévia dos ficheiros carregados, registos de auditoria, cópias de segurança e procedimentos documentados de resposta a incidentes.
9.2 Nenhum sistema pode assegurar segurança absoluta. Os incidentes suspeitos são investigados ao abrigo do processo de resposta documentado.
9.3 Sempre que uma violação de dados pessoais seja suscetível de implicar risco elevado para os direitos do titular, este será notificado sem demora injustificada. As violações sujeitas a notificação são comunicadas à CNPD no prazo de 72 horas a contar do conhecimento.
10. Sigilo profissional
O pessoal de contabilidade da Taxovate está vinculado ao sigilo profissional previsto no Estatuto da Ordem dos Contabilistas Certificados. Qualquer fornecedor com acesso a dados de clientes fica contratualmente vinculado a deveres de confidencialidade compatíveis com esse sigilo e não menos protetores. A contratação de fornecedores não desonera a Taxovate dos seus deveres de sigilo profissional.
11. Direitos dos titulares
11.1 Nos termos e condições aplicáveis, o titular pode solicitar acesso, retificação, apagamento, limitação do tratamento ou portabilidade, opor-se ao tratamento fundado em interesses legítimos e revogar o consentimento quando o tratamento nele se funde.
11.2 O direito ao apagamento não prevalece sobre os deveres legais de conservação previstos na secção 7. Quando os registos devam ser conservados, o tratamento fica limitado a essa finalidade.
11.3 Os pedidos exigem verificação de identidade e são respondidos no prazo de um mês, prorrogável por dois meses adicionais em casos complexos, mediante comunicação.
11.4 O titular pode apresentar reclamação à Comissão Nacional de Proteção de Dados (www.cnpd.pt) ou a outra autoridade de controlo competente.
12. Alterações da política
Cada política de privacidade aceite é versionada. As alterações materiais exigem comunicação clara e, quando o fundamento de licitude o imponha, nova manifestação de vontade antes do início do novo tratamento.
3. ÂMBITO DO SERVIÇO
O presente âmbito descreve a fronteira entre o pacote contratado, a automatização preparatória, a revisão profissional e as decisões do Cliente.
1. Pacote contratado
1.1 A prestação efetiva identifica o plano escolhido, a periodicidade de faturação, os serviços incluídos, os períodos abrangidos, os limites de utilização, as entidades atribuídas e a data de início, tal como registados na aceitação.
1.2 A área de trabalho gratuita pode apresentar informação importada, documentos e estimativas. Não inclui submissões dirigidas a autoridades nem serviços profissionais pagos, salvo ativação expressa.
2. Trabalho incluído
2.1 Consoante o pacote contratado, o trabalho pode incluir preparação de escrituração, recolha documental, apoio à faturação, apoio a recibos verdes, IVA, IRS, Modelo 30, declarações recapitulativas, apoio a salários ou Segurança Social e outros serviços expressamente listados.
2.2 Cada serviço dispõe de lista de verificação, fonte de prazos, estado de revisão e prova próprios. A designação do pacote não amplia, por si só, os poderes para além dos itens constantes do âmbito aceite.
3. Trabalho excluído
3.1 Ficam excluídos, salvo adição por alteração escrita revista, a representação jurídica, o aconselhamento de investimento, o contencioso tributário, os pareceres de auditoria, a execução de pagamentos e os serviços não expressamente listados.
3.2 A plataforma não garante qualquer resultado fiscal, prazo de processamento pela autoridade, reembolso, benefício, enquadramento ou aceitação de uma entrega.
4. Elementos do Cliente e prazos
4.1 O Cliente fornece a informação e os documentos solicitados até ao prazo interno indicado, que pode ser anterior ao prazo legal para permitir validação e revisão.
4.2 Se a informação estiver em falta ou for incoerente, o fluxo suspende-se e é pedido esclarecimento. A Taxovate não inventa factos para completar um processo, e as ferramentas automatizadas também não: uma lacuna não resolvida é escalada, nunca preenchida por inferência.
4.3 Quando o Cliente ultrapasse um prazo interno, a Taxovate empregará esforços razoáveis para cumprir o prazo legal, sem garantir que tal seja possível, informando o Cliente do risco.
5. Preparação e revisão
5.1 A automatização obtém registos, prepara minutas, compara dados e reúne o dossier probatório. Esta preparação envolve análise assistida por inteligência artificial de documentos e informação financeira, conforme descrito no Anexo de Inteligência Artificial e Tratamento Automatizado.
5.2 Um contabilista certificado revê os resultados regulados e as exceções não resolvidas antes de qualquer passo de submissão aprovada. O revisor analisa o resultado automatizado em conjunto com a prova de suporte adequada ao item e ao respetivo risco, dispondo de poderes e competência profissional para o corrigir, rejeitar ou substituir.
5.3 A fila administrativa regista prioridade, prazo, valor e nível de serviço. A posição na fila não dispensa os controlos de revisão ou aprovação exigidos.
6. Aprovação do Cliente e submissão
6.1 Quando seja exigida aprovação do Cliente, são apresentados previamente o conteúdo exato, o período, o montante e a prova de suporte. A aprovação caduca com a alteração do conteúdo ou com o termo do prazo de aprovação configurado.
6.2 Uma submissão só se considera concluída quando a resposta da autoridade for reconciliada e o comprovativo ou estado resultante for registado. A preparação não constitui prova de entrega.
7. Elementos a entregar e acessos
7.1 Os elementos a entregar podem incluir listas de verificação, documentos de origem, minutas preparadas, declarações, documentos de pagamento, comprovativos de autoridade, resumos de conta e prova de auditoria.
7.2 O Cliente e o pessoal autorizado acedem aos registos de acordo com o perfil e as regras de conservação. As credenciais restritas nunca são disponibilizadas como documentos descarregáveis comuns.
8. Alterações de âmbito
A alteração de serviços, entidades, períodos, elementos a entregar, preço ou poderes exige registo de alteração do âmbito e, quando material, nova aceitação antes do início do trabalho adicional.
4. MANDATO DE SERVIÇO
O presente mandato define os atos que o Cliente autoriza a Taxovate a preparar e os atos que exigem poderes e aprovação autónomos.
1. Identidade e poderes
1.1 O mandato identifica o Cliente, a sociedade prestadora, o sujeito passivo ou entidade representada e os poderes do signatário, tal como registados na aceitação.
1.2 O Cliente declara que a informação e os acessos fornecidos lhe pertencem ou são fornecidos com legitimidade.
2. Poderes preparatórios
2.1 O Cliente autoriza a plataforma a organizar os registos fornecidos, obter informação permitida a partir de serviços ligados, preparar minutas, criar tarefas de revisão e apresentar ações propostas dentro do âmbito do serviço aceite.
2.2 O Cliente autoriza o pessoal afeto e devidamente controlado a rever esses materiais para efeitos de prestação dos serviços contratados.
2.3 Estes poderes abrangem a preparação automatizada e assistida por inteligência artificial descrita no Anexo de Inteligência Artificial e Tratamento Automatizado, dentro dos mesmos limites.
3. Acesso a portais ligados
3.1 Quando o Cliente forneça voluntariamente acessos às Finanças ou à Segurança Social através do fluxo protegido, o mandato apenas permite as capacidades apresentadas para essa ligação e admitidas por lei, certificação e controlos de libertação da plataforma.
3.2 A conservação de credenciais não autoriza todas as ações possíveis no portal. As capacidades de leitura, preparação e escrita mantêm-se controladas separadamente.
3.3 As ferramentas automatizadas operam em modo apenas de leitura nos portais ligados. Podem obter documentos, notificações e dados. Não submetem, entregam, classificam, carregam nem escrevem.
4. Atos dirigidos a autoridades
4.1 A entrega efetiva, a emissão, a classificação, o carregamento e demais atos de escrita em portal mantêm-se desativados até que se verifiquem todas as condições aplicáveis de certificação, capacidade, autenticação de pessoal, aprovação do conteúdo exato e prova.
4.2 Todo o ato de escrita dirigido a autoridade é executado por membro do pessoal identificado e autenticado, após revisão e aprovação. Nenhum ato desta natureza é executado por agente automatizado.
4.3 Quando seja exigida aprovação do Cliente, esta limita-se ao ato exato apresentado. A alteração de montante, período, documento ou conteúdo exige nova aprovação.
5. Exclusão de pagamentos
O presente mandato não autoriza a Taxovate a transferir fundos, efetuar pagamentos de impostos ou de contribuições, subscrever autorização de débito direto ou utilizar referência de pagamento por conta do Cliente. A Taxovate não detém fundos de clientes. Quaisquer poderes de pagamento futuros exigem instrumento autónomo juridicamente revisto.
6. Revogação e caducidade
6.1 O Cliente pode revogar uma ligação ou o mandato a qualquer momento, sem prejuízo dos atos já licitamente praticados e dos registos que a Taxovate deva conservar.
6.2 A revogação impede a utilização futura dos poderes revogados a partir do momento do seu processamento, sendo esse processamento confirmado ao Cliente.
6.3 O presente mandato produz efeitos com a aceitação e mantém-se durante a vigência da prestação, salvo revogação anterior ou limitação a período de serviço específico registado no Âmbito do Serviço.
7. Prova
A plataforma regista a versão do mandato, o signatário, a data e hora, a prova técnica e as alterações posteriores. A prova serve a responsabilização mas não amplia o mandato para além do seu conteúdo escrito.
5. ANEXO DE INTELIGÊNCIA ARTIFICIAL E TRATAMENTO AUTOMATIZADO
O presente anexo descreve a utilização de inteligência artificial e de outros tratamentos automatizados nos serviços, bem como as salvaguardas aplicáveis. É versionado autonomamente, de modo a permitir a atualização de fornecedores e configurações sem reabertura de toda a relação contratual.
1. Natureza
1.1 O presente anexo faz parte integrante do conjunto contratual e é aceite com ele.
1.2 Em matéria de tratamento automatizado, o presente anexo prevalece sobre as Condições de Serviço e a Política de Privacidade. Nas demais matérias, prevalecem esses documentos.
1.3 As alterações materiais ao presente anexo seguem o §18 das Condições de Serviço.
2. O que é utilizado e para quê
2.1 Entende-se por «tratamento assistido por IA» o tratamento de dados do Cliente por sistemas de inteligência artificial, modelos de aprendizagem automática, modelos de linguagem de grande dimensão, reconhecimento ótico de caracteres ou ferramentas automatizadas equivalentes de classificação e extração.
2.2 É aplicado às seguintes finalidades: classificação e encaminhamento de documentos; extração de dados de faturas, recibos, extratos e correspondência oficial; organização, indexação e eliminação de duplicados; apoio a reconciliações e correspondência de movimentos; sumarização para uso do revisor; deteção de anomalias, incoerências e prova em falta; preparação de minutas, lançamentos e cálculos preliminares; priorização de tarefas e prazos; e elaboração de comunicações de rotina sujeitas a revisão antes do envio.
2.3 O tratamento assistido por IA não amplia as categorias de dados recolhidos, que constam do §2 da Política de Privacidade.
2.4 A Taxovate mantém um registo interno dos sistemas e fornecedores de IA utilizados, das respetivas finalidades e das salvaguardas ativadas. Um resumo atualizado encontra-se disponível mediante pedido.
3. Fundamento de licitude
3.1 O tratamento assistido por IA realiza-se ao abrigo do artigo 6.º, n.º 1, alínea b) (execução do contrato), da alínea c) (obrigações legais e profissionais) e da alínea f) (interesses legítimos em qualidade, deteção de erros e segurança).
3.2 Não se funda em consentimento, nem este é exigido. A aceitação do presente anexo documenta que o titular foi informado, em cumprimento dos artigos 13.º e 14.º do RGPD. Mantém-se o direito de oposição previsto no artigo 21.º relativamente aos tratamentos fundados na alínea f); o §8 descreve o tratamento desses pedidos.
4. Supervisão humana
4.1 Nenhuma decisão que produza efeitos jurídicos na esfera do titular, ou que o afete significativamente de modo similar, é tomada exclusivamente com base em tratamento automatizado, na aceção do artigo 22.º do RGPD.
4.2 Antes de qualquer ato regulado, um contabilista certificado ou outro revisor devidamente qualificado:
(a) analisa o resultado automatizado em conjunto com a prova de suporte adequada ao item e ao respetivo risco, aplicando juízo profissional quanto ao que deve ser examinado;
(b) dispõe de poderes e competência profissional para corrigir, rejeitar ou substituir o resultado;
(c) regista a aprovação, ficando a identidade do aprovador e a data e hora conservadas na prova de auditoria.
4.3 O tratamento assistido por IA não determina posições fiscais, interpretações jurídicas, pareceres profissionais nem o conteúdo final de qualquer submissão.
4.4 Quando um sistema de IA interaja diretamente com o titular, este é informado de que está a interagir com um sistema de inteligência artificial.
5. Documentos sensíveis
5.1 Os documentos de suporte a deduções e lançamentos podem conter categorias especiais de dados pessoais, tipicamente despesas de saúde, ou outra informação sensível relativa ao titular ou a terceiros.
5.2 Quando tais dados sejam tratados, a Taxovate baseia-se no consentimento explícito nos termos do artigo 9.º, n.º 2, alínea a), ou noutra condição aplicável, identificada antes do início do tratamento.
5.3 Relativamente aos documentos identificados como contendo categorias especiais de dados: é aplicada minimização prévia ao tratamento assistido por IA, de modo a tratar apenas os campos necessários; tais documentos são encaminhados exclusivamente para fornecedores em configuração de retenção nula ou equivalente; e são excluídos de análises automatizadas facultativas ou não essenciais.
6. Exclusões — o que as ferramentas automatizadas nunca fazem
6.1 Não submetem declarações, entregas ou registos a qualquer autoridade.
6.2 Não autorizam, iniciam nem aprovam pagamentos.
6.3 Não emitem faturas ou recibos em nome do Cliente sem aprovação humana prévia.
6.4 Não recebem credenciais de portal nem de integração.
6.5 Não preenchem lacunas por inferência. Uma incoerência não resolvida é escalada para esclarecimento humano.
6.6 A obtenção de elementos em portais por ferramentas automatizadas é feita apenas em modo de leitura.
7. Fornecedores, transferências, conservação e treino de modelos
7.1 Fornecedores. Os fornecedores tecnológicos, incluindo fornecedores de IA, são contratados como subcontratantes nos termos previstos no §5.2 da Política de Privacidade e avaliados quanto a segurança, proteção de dados e governação de IA antes da ativação do tratamento. A lista atualizada consta de https://taxovate.pt/legal/subcontratantes.
7.2 Comunicação e oposição. Pré-aviso mínimo de trinta (30) dias antes da adição ou substituição de subcontratante, através da plataforma e por correio eletrónico. O titular pode opor-se, com fundamento razoável e documentado de proteção de dados, no prazo de quinze (15) dias. Não sendo a oposição resolvida, qualquer das partes pode fazer cessar os serviços afetados sem penalização, com reembolso proporcional dos valores pagos e não utilizados.
7.3 Ausência de treino de modelos. Os dados de clientes não são utilizados para treinar, afinar ou melhorar qualquer modelo de inteligência artificial, pela Taxovate ou por qualquer fornecedor. É admitido o tratamento pelo fornecedor estritamente necessário a segurança, prevenção de abuso, fiabilidade, cumprimento legal ou operação do serviço, quando contratualmente exigido, com sujeição a deveres de confidencialidade e às salvaguardas do presente anexo. A Taxovate contrata em termos que excluem a utilização para treino e ativa as definições de retenção nula sempre que o fornecedor as disponibilize. O disposto nesta cláusula não impede a utilização de estatísticas agregadas sem dados pessoais e a partir das quais nenhum cliente, pessoa ou documento possa ser identificado.
7.4 Conservação pelo fornecedor. Os dados enviados a um fornecedor são por este conservados apenas pelo tempo necessário à devolução do resultado do pedido, com sujeição a definições de retenção nula ou reduzida quando disponíveis. Este prazo é distinto e não reduz os prazos legais de conservação da Taxovate previstos no §7 da Política de Privacidade.
7.5 Transferências. Quando um fornecedor trate dados fora do EEE, aplicam-se as salvaguardas previstas no §6 da Política de Privacidade.
8. Pedidos do titular
8.1 O titular pode, a qualquer momento, solicitar informação sobre as ferramentas automatizadas utilizadas e as respetivas finalidades; obter a lista atualizada de subcontratantes e os países envolvidos; requerer intervenção humana ou explicação sobre um resultado automatizado; e pedir a correção de um resultado.
8.2 O titular pode solicitar métodos de tratamento alternativos quando tal seja técnica e comercialmente viável. Tal pedido pode afetar as funcionalidades disponíveis, os prazos de execução, a eficiência do fluxo de trabalho ou o preço. A Taxovate informa o titular desse efeito antes de qualquer alteração produzir efeitos, podendo o titular recusar.
8.3 Os pedidos são respondidos no prazo de trinta (30) dias, ou em prazo inferior quando a lei o exija.
8.4 O disposto no presente anexo não limita os direitos conferidos pelo RGPD nem o direito de reclamação junto da CNPD.
9. Responsabilidade
A repartição de responsabilidade profissional e de responsabilidade civil constante dos §11 a §14 das Condições de Serviço aplica-se integralmente ao tratamento assistido por IA. A utilização de ferramentas automatizadas não transfere responsabilidade para o titular, e nada no presente anexo exclui responsabilidade que não possa licitamente ser excluída.
10. Historial de versões
Versão
Data
Alteração
Nova aceitação
anexo-ia-v1
4 de agosto de 2026
Versão inicial
Sim
6. DECLARAÇÃO DE ASSINATURA ELETRÓNICA
A presente declaração explica o ato eletrónico utilizado para aceitar o conjunto contratual versionado.
1. Intenção de assinar
Ao assinalar cada documento, escrever o nome completo do signatário e selecionar o botão de confirmação final, o signatário manifesta a intenção de aceitar as versões exatas dos documentos apresentados neste conjunto, tendo esse ato o valor jurídico de assinatura.
2. Documentos apresentados
2.1 O conjunto é composto por: Condições de Serviço (condicoes-v3), Política de Privacidade (privacidade-v3), Âmbito do Serviço (ambito-v3), Mandato de Serviço (mandato-v3), Anexo de Inteligência Artificial e Tratamento Automatizado (anexo-ia-v1) e a presente declaração (assinatura-v3).
2.2 Cada documento é apresentado na íntegra, disponível para leitura e descarregamento antes da aceitação, e permanece acessível na plataforma após esta.
3. Registos eletrónicos
O signatário aceita que a aceitação e a prova associada sejam criadas e conservadas eletronicamente. A interface disponibiliza os documentos para revisão antes da aceitação e fornece comprovativo duradouro após a mesma.
4. Prova registada
4.1 O registo probatório inclui as versões do conjunto e de cada documento, os resumos criptográficos de cada documento aceite, o nome do signatário, a conta, a data e hora, o identificador de aceitação e os metadados de segurança necessários à demonstração do ato.
4.2 Regista igualmente que cada documento — incluindo o Anexo de Inteligência Artificial e Tratamento Automatizado — foi apresentado ao signatário antes da aceitação e esteve disponível para leitura e descarregamento, de modo a permitir a reconstituição da informação prestada nesse momento.
4.3 As credenciais, os conteúdos documentais não relacionados com a aceitação e os dados de dispositivo desnecessários não são copiados para a prova de assinatura.
5. Exatidão e poderes
O signatário declara que o nome completo introduzido é exato e que dispõe de poderes para aceitar em nome do cliente ou da entidade representada.
6. Alcance da assinatura
A assinatura eletrónica aceita apenas o conjunto apresentado. Não aprova qualquer entrega, pagamento, alteração de âmbito, alteração de montante ou nova versão de documento posteriores, salvo se esse ato for apresentado e aprovado autonomamente.
7. Cópia e comprovativo
O signatário recebe cópia duradoura do conjunto aceite e comprovativo com identificação das versões aceites, do identificador de aceitação e da data e hora.
PART II
ENGLISH VERSION — TRANSLATION
1. SERVICE TERMS
These terms explain how the Taxovate workspace, accounting support, automation and professional-review workflow operate, and what each party is responsible for.
1. Parties
1.1 These terms are between BOOST2FUTURE UNIPESSOAL LDA, a single-member private limited company incorporated in Portugal, with registered office at Rua do Vale Cardal n.º 142, 6120-021 Envendos, Mação, Santarém, Portugal, share capital of EUR 5.00 (five euros), registered with the Conservatória do Registo Comercial and holding taxpayer number PT518461467 ("Taxovate", "we", "us"), and the person or entity that accepts this bundle ("the Client", "you").
1.2 Taxovate operates the taxovate.pt platform and provides accounting, tax and administrative support services. Regulated accounting work is performed or supervised by a contabilista certificado registered with the Ordem dos Contabilistas Certificados.
1.3 The Client's identity, taxpayer number and, where applicable, represented entity and signer authority are recorded at acceptance and form part of this agreement.
1.4 The workspace may be used by free, trial and paid clients. The services actually supplied depend on the package, the accepted engagement scope and any later change accepted by both parties.
2. Services and professional review
2.1 The platform collects information, organises documents, prepares accounting work, generates reminders, creates draft calculations and prepares actions for a qualified accountant to review.
2.2 Automation, optical character recognition and artificial intelligence assist preparation. They do not replace professional judgement. Every regulated, tax-relevant or authority-facing outcome is subject to the review and approval controls in the Engagement Scope and Service Mandate.
2.3 No decision producing legal effects for the Client, or similarly significantly affecting the Client, is taken solely by automated means. The AI & Automated Processing Annex describes how automated processing is used, what it is never used for, and the safeguards that apply.
2.4 Taxovate performs the services with the skill and care reasonably expected of a competent professional practice, and in accordance with applicable Portuguese accounting and tax rules and the professional rules of the Ordem dos Contabilistas Certificados. This is an obligation of means, not an obligation of result; §11.7 applies.
3. Client responsibilities
3.1 The Client must provide complete, accurate and timely information, maintain lawful access to connected accounts, respond to requests for clarification, and notify Taxovate promptly of any change affecting the engagement — including a change of address, activity, tax regime, household composition relevant to deductions, entity structure or bank details.
3.2 The Client remains responsible for confirming facts only the Client can know. Delays, incomplete records or inaccurate instructions may affect estimates, deadlines and Taxovate's ability to perform a service.
3.3 The Client confirms that information and access supplied belong to the Client or are supplied with lawful authority, and that the Client has a lawful basis to share any third-party personal data contained in submitted documents.
3.4 The Client must not use the platform for any unlawful purpose, must not attempt to circumvent access or approval controls, and must not submit content the Client knows to be false.
4. Portal access and credentials
4.1 Where the Client chooses to connect Portal das Finanças or Segurança Social, credentials and session material are handled through the platform's protected access workflow. They are encrypted at rest, are not displayed to ordinary staff after entry, are not written to logs, and are not sent through unsecured channels.
4.2 Credentials are never disclosed to any technology provider, including any artificial intelligence provider.
4.3 Saving credentials does not authorise every possible portal action. Read, prepare and write capabilities are separately controlled under the Service Mandate.
4.4 The Client may disconnect an integration or revoke the mandate at any time through the workspace. Disconnection may prevent Taxovate from retrieving documents or preparing work that depends on that access, and the Client remains responsible for obligations that fall due afterwards.
5. Approvals, submissions and payments
5.1 Preparing a draft, placing an item in a review queue or estimating an amount does not itself file a declaration, issue an invoice, make a tax payment or create a payment instruction.
5.2 Any live submission or other authority-facing write follows the applicable certification, capability, staff approval, evidence and release controls set out in the Service Mandate.
5.3 Tax and social-security payments are separate from Taxovate subscription and service fees, and are never taken merely because the Client subscribes. Taxovate does not hold client money and does not execute payments to authorities.
5.4 Where Client approval is required, approval is limited to the exact payload displayed. A changed amount, period, document or payload requires renewed approval.
6. Fees, plans and billing
6.1 Paid plans, billing cadence, included services, usage limits, applicable taxes and renewal terms are displayed before purchase. Prices are shown in euro and include IVA at the applicable rate unless stated otherwise.
6.2 Subscription payments, one-off service fees and authority payments are identified separately on every invoice and in the workspace.
6.3 Subscriptions renew for successive periods at the then-current price unless cancelled before the renewal date. Taxovate will give at least thirty (30) days' notice before any price increase takes effect for an existing subscription, and the Client may cancel before it applies.
6.4 If payment fails, Taxovate may suspend non-essential platform features after notice. Taxovate will not abandon a filing already accepted into scope and already funded without giving the Client reasonable opportunity to make alternative arrangements, and will hand over the Client's records under §10.4.
7. Cancellation and termination
7.1 The Client may cancel a subscription at any time with effect from the end of the current billing period, unless the applicable offer states otherwise.
7.2 Either party may terminate for material breach not remedied within thirty (30) days of written notice.
7.3 Taxovate may suspend or terminate immediately where required by law or professional rules, including where continuing would breach anti-money-laundering obligations or the professional rules of the Ordem dos Contabilistas Certificados, or where the Client's instructions would require Taxovate to submit information it knows to be false.
7.4 On termination, amounts already earned for completed work and unavoidable third-party costs remain payable. Statutory cancellation rights under §8 are unaffected.
8. Right of withdrawal (consumers)
8.1 A Client who is a consumer contracting at a distance has fourteen (14) days from conclusion of the contract to withdraw without giving any reason, under Decreto-Lei n.º 24/2014.
8.2 To withdraw, the Client may use the withdrawal form provided at signup, the cancellation control in the workspace, or any clear statement sent to clientes@taxovate.pt.
8.3 If the Client expressly requests that services begin during the withdrawal period, and then withdraws, the Client pays an amount proportionate to the services supplied up to the point of withdrawal. If the services have been fully performed during that period at the Client's express request, the right of withdrawal is lost.
8.4 Refunds due are made within fourteen (14) days of Taxovate being informed of the withdrawal, using the same payment method unless otherwise agreed.
9. Communications and records
9.1 The Client may receive service messages through the workspace, email, WhatsApp or another channel selected in communication preferences. Security-sensitive actions may require a stronger channel or additional verification.
9.2 Legal notices under these terms are given through the workspace with email notification, and take effect on delivery.
9.3 The platform keeps versioned evidence of material approvals, submissions, receipts and changes. The Client should retain copies of final documents and notify support if a record appears incomplete or incorrect.
10. Availability, third-party services and records handover
10.1 Government portals, payment providers, messaging providers and hosting services are operated by third parties. Taxovate monitors failures and retries safe reads, but cannot guarantee uninterrupted availability of an external system.
10.2 An uncertain write is not blindly retried. It is held for reconciliation or human review to reduce the risk of duplicate declarations, documents or actions.
10.3 Taxovate may perform planned maintenance, and will avoid statutory deadline windows where reasonably possible.
10.4 On termination, the Client may export or request their documents and records for ninety (90) days. Taxovate retains its own copies for the statutory periods in the Privacy Notice. Taxovate may suspend further work while fees are outstanding, but will not withhold documents the Client is legally required to hold or that the Client originally supplied.
11. Professional responsibility, reliance and the basis of the work
11.1 Taxovate is professionally responsible for the services performed by its personnel within the accepted engagement scope. The use of automated tools does not transfer professional responsibility to the Client.
11.2 Reliance on Client information. Taxovate performs the services on the basis of the information, documents and instructions supplied by the Client or retrieved from connected accounts with the Client's authority. Taxovate does not perform an audit, assurance engagement or investigation of Client information unless expressly agreed. Taxovate may apply workflow controls, reconciliation checks and anomaly detection designed to identify visible inconsistencies or missing information, but these controls do not constitute independent verification or fraud investigation.
11.3 Client confirmations. Where the Client approves a payload, confirms a figure or answers a request for clarification, the Client confirms that the facts within the Client's own knowledge are complete and accurate. Taxovate is entitled to rely on that confirmation.
11.4 Facts the Client does not disclose. Taxovate is not responsible for consequences arising from information the Client did not disclose, from income, assets, activities, entities or circumstances not brought to Taxovate's attention, or from a change in the Client's situation not notified under §3.1.
11.5 Inputs and deadlines. Taxovate is not responsible for consequences of the Client's failure to provide requested information, confirmations or approvals within the time indicated, including a missed authority deadline where the Client missed the internal deadline notified to them.
11.6 Third-party systems. Taxovate is not responsible for failures, outages, rejections, processing times or data errors of government portals, payment providers, messaging providers or hosting infrastructure, to the extent outside Taxovate's reasonable control.
11.7 No guarantee of outcome. No guarantee is given of any tax outcome, authority processing time, refund, benefit, classification or acceptance of a filing. Tax law is subject to interpretation and to change, including retroactive change. A position properly taken on the information available, in good faith and with reasonable professional care, is not an error merely because an authority, a court or a later change in law or published guidance takes a different view.
11.8 Scope of reliance. Deliverables are prepared for the Client and for the purpose stated in the Engagement Scope. They may not be relied on by any third party, and Taxovate accepts no responsibility to any third party who obtains them.
11.9 Advice outside scope. Taxovate is not responsible for matters outside the accepted Engagement Scope, and general information provided in the workspace or in conversation is not advice on the Client's specific circumstances unless given as a deliverable within scope.
11.10 Insurance. The contabilista certificado responsible for the engagement holds professional indemnity insurance as required by the Estatuto da Ordem dos Contabilistas Certificados. Information about the scope of cover applicable to a given service is available on request.
12. Errors, notification and the right to correct
12.1 Notification. If the Client becomes aware of an error, omission or defect in the services, the Client must notify Taxovate promptly and in any event within thirty (30) days of becoming aware, giving reasonable detail.
12.2 Right to correct. Taxovate has the right, and the Client must give Taxovate a reasonable opportunity, to investigate and correct an error before the Client incurs cost elsewhere or brings a claim. Correction may include a corrective declaration, a substitution filing, a request for waiver or reduction of a penalty, or a written submission to the authority. Taxovate performs that correction work at no charge where the error was Taxovate's own.
12.3 Mitigation and cooperation. The Client must take reasonable steps to mitigate loss and must cooperate with the correction, including giving timely approvals, supplying documents, and preserving the ability to make a corrective filing within the applicable window.
12.4 Effect of failure. Where the Client's failure to notify under §12.1, or to mitigate or cooperate under §12.3, increases the loss, Taxovate's liability is reduced to the extent of that increase.
12.5 Time limit. To the extent permitted by law, and without prejudice to any mandatory limitation period, a claim must be brought within twelve (12) months of the Client becoming aware, or reasonably being expected to become aware, of the circumstances giving rise to it.
13. Liability
13.1 Cap. Taxovate's total aggregate liability arising out of or in connection with this agreement is limited to the greater of (a) the total fees paid by the Client to Taxovate under this agreement, and (b) one hundred euro (€100). Where the Client is a consumer, this limitation applies only to the extent permitted by mandatory law, and §13.6 prevails.
13.2 Aggregation. All claims arising from the same act, omission, cause or series of connected acts or omissions are treated as a single claim for the purposes of §13.1.
13.3 Excluded loss. Taxovate is not liable for indirect or consequential loss, loss of profit, loss of anticipated saving, loss of business opportunity, loss of goodwill or reputational loss, or for loss of data where the Client has not kept its own copies as recommended in §9.3, to the extent such exclusion is permitted by law.
13.4 Tax and contributions. Tax, social-security contributions and equivalent amounts lawfully due remain the Client's own liability in all circumstances, since they would have been payable in any event. Taxovate's liability, where established, is limited to penalties, interest and reasonable additional professional costs directly caused by Taxovate's error, subject to §13.1.
13.5 Contribution. Where the Client, a third party engaged by the Client, or a third party supplying information has contributed to the loss, Taxovate's liability is reduced proportionately to reflect that contribution.
13.6 Non-excludable liability. Nothing in this agreement excludes or limits liability that cannot lawfully be excluded or limited, including liability for death or personal injury, for fraud, for wilful misconduct (dolo) or gross negligence (culpa grave), or any mandatory right of a consumer. Nothing in this agreement derogates from Decreto-Lei n.º 446/85 on general contractual terms, from Lei n.º 24/96 on consumer protection, or from the professional rules applicable to contabilistas certificados.
14. Additional terms for business clients
The following apply only where the Client is not a consumer — that is, where the Client contracts in the course of a commercial or professional activity. They do not apply to, and do not restrict the rights of, consumer Clients.
14.1 Indemnity. The Client indemnifies Taxovate against third-party claims, penalties and reasonable costs arising from information supplied by the Client that was false, unlawful or supplied without the authority to share it, or from the Client's instruction to take a position Taxovate advised against in writing.
14.2 Positions taken against advice. Where the Client instructs Taxovate to adopt a treatment or position that Taxovate has advised against, and Taxovate records that advice in writing, Taxovate has no liability for the consequences of that position.
14.3 Client's own compliance duties. The Client remains the taxpayer or the entity responsible for its own filings and records. Engagement of Taxovate does not transfer the Client's statutory duties, including the duty to retain records under §7 of the Privacy Notice.
14.4 Shortened notification. For business Clients, the notification period in §12.1 is fifteen (15) days.
15. Platform ownership and Client content
15.1 Taxovate retains all rights, title and interest in the platform, software, workflows, templates, methodologies, documentation and know-how used to provide the services.
15.2 The Client retains ownership of documents, information and data supplied by the Client ("Client Content"). The Client grants Taxovate the rights necessary to process Client Content solely for providing the services, complying with legal obligations and maintaining service security.
15.3 Taxovate may use aggregated information that does not identify any Client, individual or document for service improvement, analytics and security purposes.
15.4 Deliverables prepared for the Client under an accepted engagement may be used by the Client for the purposes described in the Engagement Scope.
16. Free and trial access
16.1 Free or trial access provides platform functionality only, unless a paid professional engagement is expressly accepted.
16.2 Estimates, automated outputs, calculations and platform information made available outside an accepted engagement scope are provided for information only and are not professional advice. They are not reviewed by a contabilista certificado and must not be relied on.
16.3 Taxovate's professional obligations, and the review and approval controls described in this bundle, apply only to services expressly included in an accepted engagement.
16.4 Closing a free or trial account. The Client may close a free or trial account at any time from the workspace, without notice, cost or explanation. On closure, Client Content is deleted, except where Taxovate is required to retain it under §7 of the Privacy Notice, in which case processing is restricted to that purpose. The Client may export their content before closing.
16.5 Upgrading to a paid plan. Where a free or trial user takes a paid plan, the fourteen-day right of withdrawal in §8 applies from the point the paid contract is concluded, together with the cancellation rights in §7.
16.6 Taxovate may modify, limit or withdraw free and trial access, giving reasonable notice and an opportunity to export content where the account is in active use.
17. Force majeure
Neither party is liable for failure to perform caused by events beyond its reasonable control, including authority portal outages, infrastructure failure, natural disaster, armed conflict, epidemic or state action. The affected party must notify the other and resume performance as soon as reasonably possible. This clause does not excuse payment obligations already due.
18. Term, changes and versioning
18.1 The engagement continues for the selected term unless ended under §7 or §8.
18.2 Material changes to this bundle require a new version and renewed acceptance, or another durable notice with at least thirty (30) days before the change takes effect. Material changes are never silently applied to an already accepted bundle.
18.3 A Client who does not accept a material change may terminate before it takes effect, without penalty and with pro-rata refund of prepaid fees for the unused period.
18.4 Non-material changes — typographical corrections and clarifications that do not alter scope, price, data categories, purposes or safeguards — may be made with the change log updated accordingly.
19. Governing law, disputes and complaints
19.1 This agreement is governed by Portuguese law. A consumer also retains the protection of any mandatory provisions of the law of their country of habitual residence.
19.2 The courts of Portugal have jurisdiction. Where the Client is a consumer, the competent court is determined by mandatory consumer rules, including the Client's own domicile.
19.3 Complaints should first be sent to clientes@taxovate.pt. Taxovate acknowledges within five (5) working days and responds substantively within thirty (30) days.
19.4 Alternative dispute resolution. A consumer may refer a dispute to a consumer arbitration entity. Depending on the value and the Client's domicile, this may be the Centro Nacional de Informação e Arbitragem de Conflitos de Consumo (CNIACC), www.cniacc.pt. More information: Direção-Geral do Consumidor, www.consumidor.gov.pt.
19.5 Livro de Reclamações. The electronic complaints book is available at www.livroreclamacoes.pt.
19.6 A complaint about accounting work may also be directed to the Ordem dos Contabilistas Certificados.
20. General
20.1 If any provision is held invalid, the rest remains in force and the invalid provision is replaced by the closest lawful equivalent.
20.2 The Client may not assign this agreement without Taxovate's consent. Taxovate may assign to a successor entity on notice, and the Client may terminate within thirty (30) days if the Client objects.
20.3 This bundle — Service Terms, Privacy Notice, Engagement Scope, Service Mandate, AI & Automated Processing Annex and Electronic Signature Statement — is the entire agreement between the parties on its subject matter.
20.4 Where documents conflict: the Engagement Scope prevails on what work is included; the Service Mandate prevails on what authority is granted; the AI & Automated Processing Annex prevails on automated processing; the Privacy Notice prevails on personal data handling; these Service Terms prevail on everything else.
20.5 This bundle is provided in English and Portuguese. In case of discrepancy, the Portuguese version prevails for Clients resident in Portugal.
2. PRIVACY NOTICE
This notice explains how personal data is handled across the Taxovate client, accounting and administration workflows.
1. Controller and contact
1.1 The controller is BOOST2FUTURE UNIPESSOAL LDA, taxpayer number PT518461467, registered office Rua do Vale Cardal n.º 142, 6120-021 Envendos, Mação, Santarém, Portugal.
1.2 Taxovate acts as controller for processing carried out to deliver the services and to discharge its own professional, accounting, tax and record-keeping obligations. Where Taxovate processes data solely on a business client's documented instructions and the Engagement Scope says so, a separate data processing agreement applies.
1.3 Privacy contact: clientes@taxovate.pt. Taxovate has assessed the requirement under Article 37 of the GDPR and Article 13 of Lei n.º 58/2019 and has not appointed a data protection officer. Privacy matters, rights requests and complaints are handled by the contact above. This assessment is reviewed periodically and the notice will be updated if the position changes.
1.4 Rights requests and complaints should be sent to the privacy contact above.
2. Data we process
2.1 Identity and contact information; taxpayer and social-security profile information; service selections; uploaded and retrieved documents; financial and invoice records; communications; approvals; support records; payment status; technical and security events; and audit evidence.
2.2 Portal credentials, session material and multi-factor codes are treated as restricted secrets, encrypted at rest and not displayed after entry.
2.3 Payment-card data remains with the authorised payment provider and is not collected through profile fields or support messages.
2.4 Sensitive data. Documents supporting tax deductions may reveal special categories of personal data — health expenses being the most common example in IRS work. Section 8 explains how these are handled.
2.5 Documents may contain personal data about third parties, such as employees, dependants, clients or suppliers. Taxovate processes that data only to deliver the services.
3. Purposes and legal bases
Purpose
Legal basis
Creating and securing an account
Art. 6(1)(b) — contract
Delivering the engaged services, including preparation and review
Art. 6(1)(b) — contract
Meeting accounting, tax, professional and record-keeping duties
Art. 6(1)(c) — legal obligation
Retaining records for statutory periods
Art. 6(1)(c) — legal obligation
Platform security, fraud prevention, error and anomaly detection, service quality
Art. 6(1)(f) — legitimate interests
Establishing, exercising or defending legal claims
Art. 6(1)(f) — legitimate interests
Optional marketing communications
Art. 6(1)(a) — consent
3.1 Where consent is the basis, it is specific, separable and withdrawable, and withdrawal does not affect the rest of the services.
3.2 Consent is not the basis for delivering the services or for automated processing. Accepting this bundle records that you have been informed of the processing described here. It is not consent under Article 6(1)(a), and none is required for the processing in Sections 2 to 8.
3.3 Where processing relies on legitimate interests, a balancing assessment has been carried out and is available on request.
4. Automated and AI-assisted processing
4.1 Automation classifies documents, extracts data, prioritises work, reconciles records, detects anomalies, creates estimates and prepares drafts.
4.2 No decision producing legal or similarly significant effects is taken solely by automated means. Every filing, payment instruction and regulated output is reviewed and approved by a qualified person, who examines the supporting evidence and not only the automated output, and who can change the outcome.
4.3 You may at any time ask what automated tools are used, request human intervention, request an explanation of an output, or ask for an output to be corrected.
4.4 The AI & Automated Processing Annex sets out the full detail, including providers, transfers, retention and the safeguards applied to sensitive documents.
5. Recipients and processors
5.1 Data may be shared with authorised Taxovate personnel; assigned accounting professionals; infrastructure, hosting and storage providers; identity and communication providers; payment providers; artificial intelligence and document-processing providers; professional advisers; and public authorities where a lawful basis applies.
5.2 Every recipient is engaged under a written contract imposing processing only on documented instructions, confidentiality, appropriate security measures, assistance with rights requests and incidents, deletion or return at the end of the engagement, and equivalent obligations on any onward subprocessor.
5.3 Client data is not sold, and is not used to train artificial intelligence models.
5.4 Access is limited to the minimum information required for the relevant function.
5.5 A current list of subprocessors is published at https://taxovate.pt/legal/subcontratantes. Taxovate gives at least thirty (30) days' notice before adding or replacing a subprocessor, and you may object on reasonable data protection grounds within fifteen (15) days.
6. International transfers
6.1 Some providers process data outside the European Economic Area.
6.2 Where that happens, Taxovate relies on a European Commission adequacy decision, or on Standard Contractual Clauses adopted under Commission Implementing Decision (EU) 2021/914 together with a documented transfer impact assessment and any supplementary measures identified as necessary.
6.3 Where a provider offers EEA processing or EU data residency, Taxovate selects it in preference to processing elsewhere.
6.4 You may request information about the countries involved and the safeguards relied on.
7. Retention
7.1 Accounting records, tax documentation and supporting documents are retained for ten (10) years, as required by Decreto-Lei n.º 28/2019, article 123.º of the Código do IRC, article 52.º of the Código do IVA and article 40.º of the Código Comercial. Where a right is exercised whose period exceeds that, retention continues until the relevant assessment period expires.
7.2 Indicative periods by category:
Category
Period
Accounting records, declarations, supporting documents, authority receipts
10 years
Engagement records, accepted bundles and signature evidence
10 years from end of engagement
Portal credentials and integration secrets
Deleted on revocation or within 30 days of engagement end
Session material and multi-factor codes
Duration of session; logs as below
Raw uploads superseded by a validated extraction
10 years where part of the accounting record; otherwise 24 months
Client communications and support records
5 years
Security and access logs
12 months
Backups
Rolling 90 days, then overwritten
Marketing contact data
Until consent withdrawn
7.3 Expired data is securely deleted or irreversibly anonymised. Data in backups is deleted on the backup cycle above.
8. Special categories of personal data
8.1 Where a document contains special category data — most commonly health-related invoices claimed as IRS deductions — Taxovate relies on your explicit consent under Article 9(2)(a), requested separately at the point the document is submitted, or on another applicable Article 9(2) condition.
8.2 Additional safeguards apply: minimisation before automated processing, routing only to providers under zero-retention configurations, and exclusion from optional automated analysis. AI Annex §5 sets these out.
8.3 Please do not submit documents containing personal data of third parties beyond what the services require.
9. Security
9.1 Safeguards include encryption in transit and at rest, restricted secret storage, role-based access, multi-factor authentication for staff, malware scanning of uploads, quarantine-first upload handling, audit trails, backups and documented incident procedures.
9.2 No system can promise absolute security. Suspected incidents are investigated under the documented response process.
9.3 Where a personal data breach is likely to result in a high risk to your rights, you will be notified without undue delay. Notifiable breaches are reported to the CNPD within 72 hours of becoming aware.
10. Professional secrecy
Taxovate's accounting personnel are bound by professional secrecy under the statute of the Ordem dos Contabilistas Certificados. Any provider with access to Client data is contractually bound to confidentiality obligations compatible with, and no less protective than, those duties. Engaging a provider does not release Taxovate from its professional secrecy obligations.
11. Your rights
11.1 Subject to applicable conditions, you may request access, rectification, erasure, restriction or portability; object to processing based on legitimate interests; and withdraw consent where processing relies on consent.
11.2 The right to erasure does not override the statutory retention duties in Section 7. Where records must be retained, processing is restricted to that purpose.
11.3 Requests require identity verification and are answered within one month, extendable by two further months for complex requests, with notice.
11.4 You may complain to the Comissão Nacional de Proteção de Dados (www.cnpd.pt) or another competent supervisory authority.
12. Notice changes
Each accepted privacy notice is versioned. Material changes require clear notice and, where the legal basis requires it, a renewed choice before the new processing begins.
3. ENGAGEMENT SCOPE
This scope describes the boundary between the selected package, preparatory automation, professional review and Client decisions.
1. Selected service package
1.1 The operative engagement identifies the chosen plan, billing cadence, included services, service periods, usage limits, assigned client or business entities and start date, as recorded at acceptance.
1.2 A free workspace may display imported information, documents and estimates. It does not include authority-facing submissions or paid professional services unless expressly activated.
2. Included work
2.1 Depending on the selected package, work may include bookkeeping preparation, document collection, invoice support, green-receipt support, IVA, IRS, Modelo 30, recapitulative declarations, payroll or social-security support, and other expressly listed services.
2.2 Each service has its own checklist, deadline source, review state and evidence. A package label alone does not expand authority beyond the items shown in the accepted scope.
3. Excluded work
3.1 Legal representation, investment advice, tax litigation, audit opinions, payment execution, and services not expressly listed are excluded unless added through a reviewed written change.
3.2 The platform does not guarantee a tax outcome, authority processing time, refund, benefit, classification or acceptance of a filing.
4. Client inputs and deadlines
4.1 The Client provides requested information and documents by the displayed internal deadline, which may be earlier than an authority deadline to allow validation and review.
4.2 If information is missing or inconsistent, the workflow pauses and requests clarification. Taxovate does not invent facts to complete a Client record, and neither does any automated tool: an unresolved gap is escalated, never filled by inference.
4.3 Where a Client misses an internal deadline, Taxovate will use reasonable efforts to meet the authority deadline but does not warrant that it can, and will notify the Client of the risk.
5. Preparation and review
5.1 Automation retrieves records, prepares drafts, compares data and assembles an evidence package. This preparation involves AI-assisted analysis of documents and financial information, as described in the AI & Automated Processing Annex.
5.2 A qualified accountant reviews regulated outputs and unresolved exceptions before an approved submission step. The reviewer examines the automated output together with the supporting evidence appropriate to the item and its risk, and holds the authority and professional competence to correct, reject or replace it.
5.3 The administrative queue records priority, due date, value and service level. Queue rank does not remove required review or approval controls.
6. Client approval and submission
6.1 Where Client approval is required, the exact payload, period, amount and supporting evidence are presented before approval. Approval expires when the payload changes or the configured approval period ends.
6.2 A submission is complete only when the authority response is reconciled and the resulting receipt or status is recorded. Preparation alone is not proof of filing.
7. Deliverables and access
7.1 Deliverables may include checklists, source documents, prepared drafts, declarations, payment documents, authority receipts, account summaries and audit evidence.
7.2 The Client and authorised staff access records according to role and retention rules. Restricted credentials are never exposed as ordinary downloadable documents.
8. Scope changes
A change to services, entities, periods, deliverables, price or authority requires a recorded change in scope and, when material, renewed acceptance before the additional work begins.
4. SERVICE MANDATE
This mandate defines the actions the Client authorises Taxovate to prepare, and the actions that require separate authority and approval.
1. Identity and capacity
1.1 The mandate identifies the Client, the operating company, the represented taxpayer or entity, and the signer's authority to grant it, as recorded at acceptance.
1.2 The Client confirms that information and access supplied for the engagement belong to the Client or are supplied with lawful authority.
2. Preparatory authority
2.1 The Client authorises the platform to organise supplied records, retrieve permitted information from connected services, prepare drafts, create review tasks and present proposed actions within the accepted engagement scope.
2.2 The Client authorises assigned, appropriately controlled staff to review those materials for the purpose of delivering the selected services.
2.3 This authority extends to automated and AI-assisted preparation as described in the AI & Automated Processing Annex, within the same boundaries.
3. Connected portal access
3.1 When the Client voluntarily supplies Finanças or Segurança Social access through the protected workflow, the mandate permits only the capabilities displayed for that connection and permitted by law, certification and platform release controls.
3.2 Saving credentials does not authorise every possible portal action. Read, prepare and write capabilities remain separately controlled.
3.3 Automated tools operate in read-only mode within connected portals. They may retrieve documents, notifications and data. They do not submit, file, classify, upload or otherwise write.
4. Authority-facing actions
4.1 Live filing, issuing, classification, upload and other portal-write actions remain disabled until all applicable certification, capability, staff authentication, exact-payload approval and evidence conditions pass.
4.2 Every authority-facing write is executed by an identified, authenticated member of staff following review and approval. No such action is executed by an automated agent.
4.3 Where Client approval is required, approval is limited to the exact displayed action. A changed amount, period, document or payload requires renewed approval.
5. Payment exclusion
This mandate does not authorise Taxovate to transfer money, make a tax or social-security payment, sign a direct-debit mandate, or use a payment reference on the Client's behalf. Taxovate does not hold Client money. Any future payment authority requires a separate, legally reviewed instrument.
6. Revocation and expiry
6.1 The Client may revoke a connection or mandate at any time, subject to actions already lawfully completed and records Taxovate must retain.
6.2 Revocation prevents future use of the revoked authority from the moment it is processed, and Taxovate will confirm processing to the Client.
6.3 This mandate takes effect on acceptance and continues for the duration of the engagement unless revoked earlier or limited to a specific service period recorded in the Engagement Scope.
7. Evidence
The platform records the mandate version, signer, time, technical evidence and later changes. Evidence supports accountability but does not extend the mandate beyond its written scope.
5. AI & AUTOMATED PROCESSING ANNEX
This annex describes how artificial intelligence and other automated processing are used in the services, and the safeguards that apply. It is a separately versioned document so that provider and configuration changes can be updated without reopening the whole engagement.
1. Status
1.1 This annex forms part of the agreement bundle and is accepted with it.
1.2 On automated processing, this annex prevails over the Service Terms and Privacy Notice. On all other matters, those documents prevail.
1.3 Material changes to this annex follow §14 of the Service Terms.
2. What is used, and for what
2.1 "AI-Assisted Processing" means processing of Client data by artificial intelligence systems, machine learning models, large language models, optical character recognition, or comparable automated classification and extraction tools.
2.2 It is applied for: document classification and routing; extraction of data from invoices, receipts, statements and official correspondence; organisation, indexing and de-duplication; reconciliation support and transaction matching; summarisation for reviewer use; detection of anomalies, inconsistencies and missing evidence; preparation of draft outputs, entries and calculations; prioritisation of tasks and deadlines; and drafting of routine communications subject to review before sending.
2.3 AI-Assisted Processing does not expand the categories of data collected. Those are set out in Privacy Notice §2.
2.4 Taxovate maintains an internal register of the AI systems and providers in use, the purposes of each, and the safeguards enabled. A current summary is available on request.
3. Legal basis
3.1 AI-Assisted Processing is carried out under Article 6(1)(b) (performance of the contract), Article 6(1)(c) (legal and professional obligations), and Article 6(1)(f) (legitimate interests in quality, error detection and security).
3.2 It is not based on consent, and your consent is not required for it. Acceptance of this annex records that you have been informed, in satisfaction of Articles 13 and 14 GDPR. You retain the right to object under Article 21 in respect of processing under Article 6(1)(f); §7 explains how such requests are handled.
4. Human oversight
4.1 No decision producing legal effects concerning you, or similarly significantly affecting you, is taken solely on the basis of automated processing, within the meaning of Article 22 GDPR.
4.2 Before any regulated action, a contabilista certificado or other suitably qualified reviewer:
(a) reviews the automated output together with the supporting source evidence appropriate to the item and its risk, applying professional judgement to what requires examination;
(b) holds the authority and professional competence to correct, reject or replace the output;
(c) records approval, with approving identity and timestamp retained in the audit evidence.
4.3 AI-Assisted Processing does not determine tax positions, legal interpretations, professional opinions or the final content of any submission.
4.4 Where an AI system interacts with you directly, you are told that you are interacting with an AI system.
5. Sensitive documents
5.1 Documents supporting deductions and accounting entries may contain special categories of personal data, most commonly health-related expenses, or other sensitive information about you or third parties.
5.2 Where such data is processed, Taxovate relies on your explicit consent under Article 9(2)(a) or another applicable condition, identified before processing begins.
5.3 For documents identified as containing special category data: minimisation is applied before AI-Assisted Processing so only necessary fields are processed; such documents are routed only to providers operating under zero-retention or equivalent configurations; and they are excluded from optional or non-essential automated analysis.
6. Exclusions — what automated tools never do
6.1 They do not submit declarations, returns or filings to any authority.
6.2 They do not authorise, initiate or approve payments.
6.3 They do not issue invoices or receipts in your name without prior human approval.
6.4 They do not receive portal or integration credentials.
6.5 They do not fill gaps by inference. An unresolved inconsistency is escalated for human clarification.
6.6 Portal retrieval by automated tools is read-only.
7. Providers, transfers, retention and training
7.1 Providers. Technology providers, including AI providers, are engaged as subprocessors under the contractual terms in Privacy Notice §5.2, and are assessed for security, data protection and AI governance before processing is enabled. The current list is at https://taxovate.pt/legal/subcontratantes.
7.2 Notice and objection. At least thirty (30) days' notice before adding or replacing a subprocessor, through the workspace and by email. You may object on reasonable, documented data protection grounds within fifteen (15) days. If the objection cannot be resolved, either party may terminate the affected services without penalty, with pro-rata refund of prepaid fees.
7.3 No training. Client data is not used to train, fine-tune or improve any artificial intelligence model, by Taxovate or by any provider. Provider processing strictly necessary for security, abuse prevention, reliability, legal compliance or operation of the service is permitted where contractually required, and is subject to confidentiality obligations and the safeguards in this annex. Taxovate contracts on terms excluding training use and enables zero-data-retention settings where the provider offers them. This does not prevent use of aggregated statistics containing no personal data from which no client, individual or document can be identified.
7.4 Provider retention. Data sent to a provider is retained by that provider only as long as necessary to return the result of the request, subject to zero-retention or short-retention settings where offered. This is separate from, and does not shorten, Taxovate's own statutory retention under Privacy Notice §7.
7.5 Transfers. Where a provider processes data outside the EEA, the safeguards in Privacy Notice §6 apply.
8. Your requests
8.1 You may at any time ask what automated tools are used and for what purposes; ask for the current subprocessor list and the countries involved; request human intervention in or explanation of any automated output; and ask for an output to be corrected.
8.2 You may request alternative processing methods where technically and commercially feasible. Such a request may affect available features, delivery times, workflow efficiency or pricing. Taxovate will tell you the effect before any change takes effect, and you may decline.
8.3 Requests are answered within thirty (30) days, or sooner where the law requires.
8.4 Nothing here limits your GDPR rights or your right to complain to the CNPD.
9. Responsibility
The allocation of professional responsibility and liability in Service Terms §11 to §14 applies in full to AI-Assisted Processing. The use of automated tools does not transfer responsibility to you, and nothing in this annex excludes liability that cannot lawfully be excluded.
10. Version history
Version
Date
Change
Re-acceptance
ai-annex-v1
4 August 2026
Initial version
Yes
6. ELECTRONIC SIGNATURE STATEMENT
This statement explains the electronic action used to accept the versioned agreement bundle.
1. Intent to sign
By checking each document, typing the signer's full legal name and selecting the final confirmation button, the signer intends to accept the exact document versions displayed in this bundle, and that action has the legal effect of a signature.
2. Documents presented
2.1 The bundle comprises: Service Terms (terms-v3), Privacy Notice (privacy-v3), Engagement Scope (scope-v3), Service Mandate (mandate-v3), AI & Automated Processing Annex (ai-annex-v1) and this statement (signature-v3).
2.2 Each document is displayed in full, available to read and download before acceptance, and remains available in the workspace afterwards.
3. Electronic records
The signer agrees that the acceptance and related evidence may be created and retained electronically. The interface makes the documents available for review before acceptance and provides a durable receipt afterwards.
4. Evidence recorded
4.1 The evidence record includes the bundle and document versions, cryptographic hashes of each accepted document, signer name, account, timestamp, acceptance identifier and the security metadata needed to demonstrate the event.
4.2 It also records that each document — including the AI & Automated Processing Annex — was presented to the signer before acceptance and was available for review and download, so that the disclosure made at the time can be reconstructed.
4.3 Credentials, document contents unrelated to the acceptance, and unnecessary device data are not copied into the signature evidence.
5. Accuracy and authority
The signer confirms that the typed full legal name is accurate and that the signer has authority to accept for the identified client or represented entity.
6. Scope of signature
The electronic signature accepts only the displayed bundle. It does not approve a later filing, payment, changed scope, changed amount or new document version unless that later action is separately presented and approved.
7. Copy and receipt
The signer receives a durable copy of the accepted bundle and a receipt identifying the versions accepted, the acceptance identifier and the date and time.
Adenda / Addendum
Adenda de 4 de agosto de 2026, acrescentada ao conjunto contratual após a sua elaboração. / Addendum of 4 August 2026, added to the bundle after it was drawn up.
A1. Encerramento da conta e período de trinta dias
A1.1 O Cliente pode encerrar a sua conta a qualquer momento através da plataforma. O acesso cessa de imediato e as credenciais de acesso aos portais do Estado que a Taxovate detenha são eliminadas nesse momento.
A1.2 Os restantes dados são conservados durante trinta (30) dias a contar do encerramento. Durante esse período o encerramento pode ser revertido, a pedido do Cliente, sem necessidade de novo registo, ficando a conta reposta no estado anterior.
A1.3 Decorridos os trinta (30) dias, são eliminados os dados que não estejam sujeitos a obrigação legal de conservação, designadamente a correspondência trocada, as notificações e as cópias de documentos obtidas dos portais.
A1.4 Mantêm-se conservados, pelos prazos legalmente exigidos, as declarações entregues e os documentos que as suportam, as faturas e registos de pagamento, e o registo da aceitação do presente conjunto contratual. Estes elementos não são utilizados para qualquer outra finalidade após o encerramento da conta.
A1.5 O disposto nesta cláusula não prejudica o direito de livre resolução previsto na cláusula 8 nem os direitos do titular dos dados previstos na política de privacidade.
A1. Account closure and the thirty-day period
A1.1 The Client may close their account at any time through the platform. Access ends immediately and any government portal credentials held by Taxovate are deleted at that moment.
A1.2 The remaining data is retained for thirty (30) days from closure. During that period the closure may be reversed at the Client's request, without registering again, and the account is restored to its previous state.
A1.3 After the thirty (30) days, data not subject to a legal retention obligation is deleted — in particular correspondence, notifications, and copies of documents obtained from the portals.
A1.4 Returns already filed and the documents supporting them, invoices and payment records, and the record of acceptance of this bundle are retained for the periods required by law. They are not used for any other purpose once the account is closed.
A1.5 This clause does not affect the right of withdrawal in clause 8 or the data subject rights set out in the privacy notice.
Referências de versão / Version references
Identificadores internos das secções deste conjunto contratual, registados na prova de aceitação. / Internal identifiers for the sections of this bundle, recorded in the acceptance evidence.
condicoes-v3
privacidade-v3
ambito-v3
mandato-v3
anexo-ia-v1
assinatura-v3
terms-v3
privacy-v3
scope-v3
mandate-v3
ai-annex-v1
signature-v3